Đăng ký địa chỉ ở Nhật cần giấy tờ gì? Thủ tục trong 14 ngày

Trả lời nhanh

Khi đăng ký địa chỉ ở Nhật (住民登録 / jūmin tōroku), bạn cần mang thẻ cư trú (在留カード) của tất cả người trong hộ, hộ chiếu, thẻ My Number hoặc giấy thông báo số My Number. Nếu bạn chuyển từ thành phố/quận khác thì phải có thêm giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書 – tenshutsu shōmeisho) lấy tại nơi ở cũ.

Thủ tục làm tại quầy dân sự của ward office / city hall nơi bạn ở, miễn phí, và phải nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn bắt đầu ở địa chỉ mới. Thường xong ngay trong ngày, nhân viên sẽ ghi địa chỉ mới vào mặt sau thẻ cư trú của bạn.

Bài này dành cho ai

Bài viết dành cho người nước ngoài đang sống ở Nhật, cụ thể là:

• Du học sinh, thực tập sinh, lao động vừa nhập cảnh Nhật lần đầu, đã nhận thẻ cư trú ở sân bay và vừa dọn vào nhà trọ / ký túc xá.
• Người chuyển nhà trong cùng một quận/thành phố (ví dụ chuyển từ phòng này sang phòng khác trong Shinjuku-ku) — làm 転居届 (tenkyo todoke).
• Người chuyển sang quận/thành phố khác (ví dụ từ Saitama sang Tokyo) — làm 転出届 ở nơi cũ rồi 転入届 ở nơi mới.
• Người bảo lãnh vợ/chồng/con sang Nhật và cần đăng ký cả gia đình vào một hộ (世帯).
• Người cần bản sao 住民票 (jūminhyō) để mở ngân hàng, đăng ký SIM nghe gọi, thi bằng lái, xin trợ cấp.

Trường hợp KHÔNG áp dụng

Không phải ai ở Nhật cũng được (và cần) đăng ký địa chỉ. Bài này không áp dụng với:

• Người có visa lưu trú ngắn hạn (短期滞在 – Temporary Visitor), ví dụ khách du lịch, người sang công tác 15/30/90 ngày. Nhóm này không được đăng ký vào sổ dân cư.
• Người có thời gian lưu trú được cấp dưới 3 tháng. Theo Luật Sổ dân cư cơ bản, chỉ người nước ngoài lưu trú trên 3 tháng mới được ghi vào 住民基本台帳.
• Người có tư cách ngoại giao (外交) hoặc công vụ (公用).
• Người chưa có nơi ở cố định — ví dụ đang ở khách sạn/nhà bạn tạm vài tuần chờ tìm phòng. Bạn chỉ nộp khi đã thực sự có địa chỉ để ở.
• Người rời Nhật hẳn: khi đó bạn làm 転出届 (khai chuyển đi) và trả thẻ cư trú ở sân bay, không phải đăng ký địa chỉ mới.

Ngoài ra, thủ tục ở đây là thủ tục hành chính với ward office. Nó khác với việc báo thay đổi nơi làm việc, đổi tư cách lưu trú hay gia hạn visa — những việc đó thuộc Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁).

Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Vừa nhập cảnh Nhật lần đầu

1. Dọn vào chỗ ở mới và ghi lại chính xác địa chỉ tiếng Nhật (tên chung cư, số phòng). Hỏi chủ nhà hoặc công ty/trường nếu bạn không đọc được.
2. Tính ngày: bạn có 14 ngày kể từ ngày bắt đầu ở để đi khai báo.
3. Mang thẻ cư trú + hộ chiếu đến ward office / city hall của quận, thành phố nơi bạn ở.
4. Tại quầy tiếp nhận, nói "住居地の届出をしたいです" (muốn khai báo nơi ở) hoặc đưa thẻ cư trú ra — nhân viên sẽ hiểu ngay và đưa mẫu 転入届.
5. Điền mẫu đơn: họ tên (viết như trên thẻ cư trú), ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ mới, ngày bắt đầu ở, địa chỉ trước đó (ghi địa chỉ ở nước ngoài nếu mới sang), chủ hộ (世帯主) và quan hệ với chủ hộ.
6. Nộp và chờ gọi tên. Nhân viên sẽ in địa chỉ vào mặt sau thẻ cư trú của bạn.
7. Làm luôn các thủ tục kèm theo trong cùng ngày (khuyên rất nên): đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân 国民健康保険, đăng ký lương hưu quốc dân 国民年金 (nếu bạn không có bảo hiểm công ty), và xin cấp thẻ My Number.
8. Xin 1–2 bản 住民票 để dùng cho ngân hàng, SIM, hợp đồng điện nước.

Trường hợp 2: Chuyển nhà trong cùng quận/thành phố (転居届)

1. Chuyển vào nhà mới.
2. Trong 14 ngày, đến chính ward office đó, nộp 転居届.
3. Mang thẻ cư trú của tất cả thành viên chuyển cùng + thẻ My Number.
4. Nhân viên cập nhật địa chỉ vào mặt sau thẻ cư trú và thẻ My Number.
5. Không cần giấy 転出証明書 vì bạn không rời khỏi địa phương.

Trường hợp 3: Chuyển sang quận/thành phố khác (転出 → 転入)

1. Ở nơi cũ: nộp 転出届 (khai chuyển đi). Có thể nộp trước ngày chuyển khoảng 14 ngày, hoặc trong vòng 14 ngày sau khi đã chuyển.
2. Nhận 転出証明書 (giấy chứng nhận chuyển đi). Giữ cẩn thận — mất là phải quay lại xin lại.
3. Trả lại thẻ bảo hiểm y tế quốc dân của địa phương cũ (nếu có).
4. Ở nơi mới: trong 14 ngày kể từ ngày bắt đầu ở, nộp 転入届 kèm 転出証明書, thẻ cư trú, hộ chiếu, My Number.
5. Đăng ký lại bảo hiểm y tế quốc dân tại địa phương mới, cập nhật địa chỉ trên thẻ My Number.

Mẹo: nếu bạn có thẻ My Number còn hiệu lực, bạn có thể nộp 転出届 online qua Mynaportal (dịch vụ 引越しワンストップサービス) mà không cần đến ward office cũ. Nhưng thủ tục 転入 ở nơi mới thì vẫn phải đến quầy trực tiếp.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Danh sách cơ bản, mang đủ cho chắc:

• Thẻ cư trú (在留カード) — bắt buộc. Của tất cả thành viên trong hộ cùng chuyển. Nếu chưa được cấp thẻ (được dán "在留カード後日交付" trong hộ chiếu) thì mang hộ chiếu có dấu đó.
• Hộ chiếu — bắt buộc với người mới nhập cảnh; các trường hợp khác nên mang theo để đối chiếu.
• Thẻ My Number (マイナンバーカード) hoặc giấy thông báo số (通知カード / 個人番号通知書) — nếu đã có.
• 転出証明書 — chỉ khi chuyển từ địa phương khác và không dùng dịch vụ online.
• Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険証) nếu đang tham gia — để hủy/chuyển.
• Sổ lương hưu / giấy tờ 年金手帳・基礎年金番号通知書 nếu đang đóng 国民年金.
• Con dấu (印鑑) — nhiều nơi đã bỏ, nhưng mang theo nếu có sẵn thì đỡ mất công.
• Giấy uỷ quyền (委任状) + giấy tờ tuỳ thân của người đi làm hộ — nếu bạn nhờ người khác (không cùng hộ) nộp thay.

Giấy tờ thêm khi đăng ký cả gia đình vào một hộ

• Giấy chứng nhận kết hôn (hoặc giấy khai sinh của con) do nước bạn cấp, kèm bản dịch tiếng Nhật có ghi rõ tên người dịch. Ward office cần giấy này để xác nhận quan hệ vợ/chồng, cha/mẹ – con và ghi đúng vào 住民票.
• Thẻ cư trú của vợ/chồng/con.

Bảng giấy tờ theo từng trường hợp

Chi phí

Bản thân việc đăng ký địa chỉ là miễn phí hoàn toàn. Bạn chỉ trả phí khi xin bản sao giấy tờ:

Mức phí bản sao khác nhau theo từng địa phương, nên hãy xem trang web của ward office nơi bạn ở. Nên xin 2 bản 住民票 ngay lần đầu: một bản cho ngân hàng, một bản cho hợp đồng điện thoại hoặc chỗ làm.

Thời hạn / thời gian xử lý

• Thời hạn nộp: 14 ngày kể từ ngày bạn bắt đầu ở địa chỉ mới. Đây là quy định của Luật Sổ dân cư cơ bản (住民基本台帳法).
• 転出届 có thể nộp trước ngày chuyển (thường tối đa khoảng 14 ngày trước), rất tiện nếu bạn biết trước ngày dọn nhà.
• Thời gian tại quầy: khoảng 30 phút – 1 giờ nếu vắng. Vào cuối tháng 3, đầu tháng 4 (mùa chuyển nhà) hoặc thứ Hai đầu tuần có thể chờ 1–3 giờ.
• Kết quả: xong ngay trong ngày. Địa chỉ mới được ghi vào mặt sau thẻ cư trú trước khi bạn ra khỏi cửa.
• Thẻ My Number (nếu xin cấp mới) mất khoảng 3–4 tuần, nhận bằng cách đến quầy lấy hoặc theo hướng dẫn thư gửi về nhà.

Với người nước ngoài còn có một mốc quan trọng khác: theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh, nếu không khai báo nơi ở trong 90 ngày kể từ khi nhập cảnh (hoặc khai báo sai), tư cách lưu trú có thể bị thu hồi. Vì vậy đừng để việc này trôi đi.

Nơi nộp / nơi thực hiện

• Ở Tokyo 23 quận: 区役所 (ward office) của quận bạn ở — ví dụ Shinjuku-ku Yakusho, Toshima-ku Yakusho. Quầy tên 戸籍住民課 hoặc 区民課.
• Ở thành phố khác: 市役所 (city hall), quầy 市民課 / 住民課.
• Ở thị trấn, làng: 町役場 / 村役場.
• Chi nhánh (出張所・支所): nhiều quận có chi nhánh nhỏ gần khu dân cư cũng nhận 転入届 — tiện hơn nếu bạn ở xa trung tâm quận.
• Online: chỉ áp dụng cho 転出届 qua Mynaportal khi bạn có thẻ My Number.

Giờ làm việc thường là 8:30–17:15, thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ thứ Bảy – Chủ nhật – ngày lễ. Một số quận mở thêm buổi tối một ngày trong tuần hoặc mở Chủ nhật đầu tháng — nên kiểm tra trước trên trang web của quận.

Về ngôn ngữ: nhiều ward office ở khu có đông người nước ngoài (Shinjuku, Toshima, Arakawa, Adachi…) có phiên dịch tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung theo giờ cố định hoặc qua máy phiên dịch. Nếu tiếng Nhật của bạn còn yếu, hãy gọi hỏi trước giờ có phiên dịch, hoặc đi cùng người biết tiếng Nhật.

Lỗi thường gặp

• Quá 14 ngày mới đi khai. Bạn vẫn được làm, nhưng có thể bị hỏi lý do và về nguyên tắc pháp luật có quy định xử phạt hành chính (過料) tối đa 50.000 yên. Trên thực tế thường được nhắc nhở, nhưng đừng dựa vào may mắn.
• Không mang thẻ cư trú của cả gia đình. Chỉ mang thẻ của mình thì chỉ đăng ký được cho mình, vợ/con vẫn treo — phải đi lại lần hai.
• Làm mất 転出証明書. Không có giấy này thì ward office mới không xử lý được (trừ khi bạn dùng My Number online). Chụp ảnh lưu và cất vào ví.
• Nhờ bạn bè đi làm hộ mà không có 委任状. Người không cùng hộ khẩu bắt buộc phải có giấy uỷ quyền.
• Ghi địa chỉ sai số phòng. Sai một chữ là thư quan trọng (thẻ My Number, giấy thuế, thư từ Cục xuất nhập cảnh) không đến được tay bạn.
• Quên đăng ký / hủy bảo hiểm y tế quốc dân. Chuyển đi mà không hủy sẽ bị tính phí trùng; chuyển đến mà không đăng ký thì đi bệnh viện phải trả 100%.
• Quên cập nhật địa chỉ trên thẻ My Number. Thẻ My Number cũng phải được ghi địa chỉ mới, nếu không sẽ bị coi là không hợp lệ khi dùng làm giấy tờ tuỳ thân.
• Quên đổi địa chỉ ở các nơi khác sau đó: ngân hàng, bằng lái xe (làm ở đồn cảnh sát), công ty/trường, nhà mạng điện thoại. Riêng với SIM chính chủ, nếu địa chỉ trên hợp đồng khác địa chỉ trên thẻ cư trú thì có thể bị vướng khi xác minh danh tính.
• Nghĩ rằng đăng ký địa chỉ là đã báo cho Cục xuất nhập cảnh xong hết. Việc khai nơi ở qua ward office được chuyển tiếp cho Cục, nhưng các thay đổi khác (đổi nơi làm việc, đổi trường, đổi họ tên, ly hôn…) vẫn phải báo riêng với Cục.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký địa chỉ ở Nhật có mất phí không?

Không. Nộp 転入届, 転居届, 転出届 và cập nhật địa chỉ trên thẻ cư trú đều miễn phí. Chỉ bản sao 住民票 mới thu phí, khoảng 300 yên/bản.

Tôi ở ký túc xá của công ty / trường thì có phải đăng ký không?

Có. Chỉ cần đó là nơi bạn ở thực tế trên 3 tháng thì vẫn phải đăng ký, kể cả ở ký túc xá hay ở ghép nhiều người. Hãy hỏi công ty/trường địa chỉ chính thức kèm số phòng.

Không nói được tiếng Nhật thì làm sao?

Ward office ở khu đông người nước ngoài thường có phiên dịch hoặc máy dịch. Bạn có thể gọi trước hỏi giờ có phiên dịch tiếng Việt, hoặc nhờ senpai, người quản lý ký túc xá đi cùng. Đưa thẻ cư trú ra là nhân viên đã hiểu bạn cần làm gì.

Chưa có thẻ cư trú (đang chờ cấp) thì đăng ký được không?

Được, nếu trong hộ chiếu của bạn có dấu ghi "在留カード後日交付" (thẻ cư trú sẽ cấp sau). Bạn mang hộ chiếu đi khai báo bình thường, thẻ cư trú sẽ được gửi về địa chỉ đã đăng ký bằng thư bảo đảm.

Chuyển nhà mà không khai báo có bị gì không?

Về hành chính, có thể bị xử phạt tối đa 50.000 yên theo Luật Sổ dân cư cơ bản. Nghiêm trọng hơn: nếu không khai báo nơi ở trong 90 ngày, tư cách lưu trú có thể bị thu hồi theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Ngoài ra bạn sẽ không nhận được thư quan trọng và có thể gặp khó khi gia hạn visa.

住民票 khác gì thẻ cư trú?

Thẻ cư trú (在留カード) là giấy tờ tuỳ thân do Cục xuất nhập cảnh cấp, ghi tư cách và thời hạn lưu trú. 住民票 là bản sao trích lục sổ dân cư do ward office cấp, chứng minh bạn đang đăng ký sống tại địa chỉ đó. Ngân hàng, nhà mạng, chỗ làm thường yêu cầu cả hai.

Tôi cần 住民票 để đăng ký SIM chính chủ đúng không?

Với phần lớn trường hợp, thẻ cư trú đã được cập nhật địa chỉ mới ở mặt sau là đủ. 住民票 chỉ cần khi địa chỉ trên thẻ chưa khớp hoặc nhà mạng yêu cầu thêm giấy tờ phụ. Điều quan trọng là địa chỉ khai khi đăng ký SIM phải trùng với giấy tờ.

Rời Nhật hẳn thì có phải làm gì không?

Có. Bạn nộp 転出届 tại ward office trước khi về (ghi rõ ngày rời Nhật), hủy bảo hiểm y tế quốc dân, thanh toán các khoản phí còn nợ và trả thẻ cư trú tại sân bay khi xuất cảnh.

Nguồn tham khảo

• 総務省 (Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản) — chế độ Sổ dân cư cơ bản dành cho người nước ngoài (外国人住民に係る住民基本台帳制度).
• 出入国在留管理庁 (Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản) — hướng dẫn khai báo nơi ở (住居地の届出) và các thủ tục liên quan đến thẻ cư trú.
• デジタル庁・マイナポータル — dịch vụ chuyển nhà một cửa (引越しワンストップサービス) dùng thẻ My Number.
• Trang thông tin thủ tục của các ward office (ví dụ Shinjuku-ku, Toshima-ku) về 転入届・転居届・転出届 và mức phí cấp 住民票.

Lưu ý: quy định chi tiết, mẫu đơn, mức phí bản sao và giờ làm việc khác nhau theo từng quận, thành phố và có thể thay đổi. Trước khi đi, bạn hãy kiểm tra lại trên trang web hoặc gọi điện cho ward office nơi bạn ở. Nội dung bài viết chỉ mang tính hướng dẫn tham khảo, không thay thế tư vấn từ cơ quan có thẩm quyền.

Ngày kiểm tra nguồn

Các thông tin trong bài được kiểm tra lần gần nhất vào tháng 6/2025. Nếu bạn đọc bài này sau thời điểm đó khá lâu, hãy đối chiếu lại với trang chính thức của ward office và Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

Cần liên lạc ngay sau khi đăng ký địa chỉ?

Sau khi có địa chỉ và thẻ cư trú đã cập nhật, việc tiếp theo hầu hết mọi người làm là lo số điện thoại và internet — vì ngân hàng, chỗ làm và nhà trường đều cần số liên lạc của bạn.

HD TELECOM ở Shin-Okubo, Tokyo, hỗ trợ tiếng Việt, có sẵn các lựa chọn phù hợp cho người mới ổn định chỗ ở:

• SIM data hàng tháng — dùng internet ngay, không ràng buộc dài.
• eSIM hàng tháng — kích hoạt nhanh, không cần chờ nhận thẻ SIM.
• WiFi cầm tay hàng tháng — hợp với người ở ký túc xá hoặc chưa lắp được internet cố định.
• SIM trả trước 12 tháng — trả một lần, yên tâm cả năm.

Nếu bạn chưa rõ nên chọn gói nào, xem danh sách sản phẩm hoặc nhắn cho bộ phận hỗ trợ để được tư vấn bằng tiếng Việt. Bạn cũng có thể đọc thêm các bài hướng dẫn thủ tục khác trên blog của chúng tôi.